1、會場的預約和布局

根據會議的級別和會議的具體情況，選擇會議舉辦地，提前預約；并安排會場的布局，細致周到地設計好所有的細節，準備會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；提前調試好設備并進行演練，確保會議的順利進行。

2、會議資料的準備

根據會議的具體需求，可以設計會議資料的樣式、內容、選擇圖案；提前把會議資料送到會場。會議資料較多時，可以按照會議策劃將會議資料按次序排放，最好裝訂成冊，編好頁碼，方便參會人員閱讀。再者如果需要給參會人員發放紀念品或禮品的情況下，應當與會議資料一同準備好，置于資料袋中一并發放給參會人員。

3、策劃會議基本流程

正式會議開始之前一般都有介紹會議的整體流程，一般情況下沒有會議主持人的情況下可有會議組織人員介紹會議流程，策劃的會議一般分為工作匯報階段、討論階段、工作安排階段等。會議的基本流程會整理成正式文檔作為會議主持的資料裝訂好，明白基本流程是參會者可以更加輕松參與到會議中來。

4、會議通知

會議的通知對于會議策劃的一部分，顯然是必不可少的，如是企業的內部會議，我們可根據企業的常用通訊系統對參會者進行通知，若還有企業的外部合作方我們也可通過電話，短信或電子郵箱來通知對方，通知的內容應簡要的說明會議議程、參會人員、會議時間、會議地點等，盡量做到簡明扼要。